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Mythen, Meinungen und Missverständnisse

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Die öffentliche Hand hat bei der Beschaffung von Informatikmitteln und Dienstleistungen das Submissionsrecht anzuwenden. Viele Mythen, Meinungen und Missverständnisse prägen das heutige Beschaffungswesen. 

Wir fallen nicht unter das Submissionsgesetz

*Diesem Gesetz unterstehen als Auftraggeberin alle kantonalen Verwaltungen und öffentlich-rechtliche Anstalten, die Gemeinden, deren Verbände und andere Träger kommunaler Aufgaben. Diesem Gesetz unterstehen als Auftraggeberin die allgemeine Bundesverwaltung sowie eidgenössische Institute wie ETH, Alkoholverwaltung, Nationalmuseum oder Institut für Metrologie.

Das wirtschaftlich günstigste Angebot, Part I: Ist dies ein juristisches Thema?

Trotz des Vergabegrundsatzes "Aufträge werden an die Anbieterin mit dem wirtschaftlich günstigsten Angebot vergeben", scheinen Submissionen mehr und mehr zu einem Thema der Rechtswissenschaften zu werden.

Die Berechnung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes ist und bleibt ein betriebswirtschaftlich / ökonomisches Thema. Die Rechtswissenschaft regelt die korrekte Abwicklung gemäss den Bestimmungen der Gesetze und Verordnungen.
Der Findungsprozess zum wirtschaftlich günstigsten Angebot bedingt allerdings Experten, welche die wirtschaftlichen Auswirkungen bei Veränderungen in der Informatik aus allen Aspekten erfassen und die zu erwartende Wirtschaftlichkeit berechnen können (Beschaffung von effektiven IT-Mitteln).

Diese Grundlage dient nicht nur der Findung des "besten Angebotes". Diese Grundlage bildet bei einem Beschwerdeverfahren auch die Basis betreffend Beweis der Korrektheit des Zuschlages.

Das wirtschaftlich günstigste Angebot, Part II: Grosser Aufwand bei der Definition von Kriterien und Anforderungen

Eine Submission basiert auf dem Vergabegrundsatz: Aufträge werden an die Anbieterin mit dem wirtschaftlich günstigsten Angebot vergeben. Die Zuschlagskriterien bilden die Basis zur Berechnung.

Die Zuschlagskriterien und weitere Anforderungen sollten bei einer Beschaffung mit oder ohne Ausschreibungsverfahren (z.B. freihändig oder privat-rechtlich) identisch sein, da in beiden Fällen das wirtschaftlich günstigste Angebot eruiert wird. Somit sollten auch die Aufwendungen identisch sein.

Vermeidungstaktik

Vermeidung von Ausschreibungen führen meist nicht zum Erfolg. Die Tagespresse berichtet fast wöchentlich. Gründe wie nur eine Anbieterin kommt in Frage oder aufgrund der Dringlichkeit kann keine Ausschreibung durchgeführt werden, müssen bewiesen werden.

Derartige Ausnahmen sind klar geregelt.

Ausschreibung als Chance

Eine Ausschreibung bietet die grosse Chance, neue, bessere und andersartige Lösungen und Dienstleister kennen zu lernen und als Lösung in Betracht zu ziehen. Kaum eine andere Form adressiert derart strukturiert eine so grosse Anzahl von möglichen Anbieterinnen.

Zudem zeigen die Erfahrungen, dass identische Angebote der gleichen Anbieterin bei einer Submission "plötzlich" massiv günstiger werden. Gerne schildere ich neutralisierte Beispiele (Kostensenkung im Angebot > 20 Prozent).

Eine Ausschreibung ist schnell durchgeführt, Part I

Ist der Beschaffungsgegenstand eindeutig definiert, so kann die Erstellung des Pflichtenheftes, der Beilagen sowie die Platzierung innerhalb von zwei Wochen abgeschlossen werden. Dies gilt speziell bei der Beschaffung von "Standardprodukten" wie beispielsweise Lizenzen.

Gerne liefern wir Ihnen den Beweis.

Eine Ausschreibung ist schnell durchgeführt, Part II

Das Ausschreibungsverfahren von Informatikmitteln und -Dienstleistungen eines komplexen IT-Projektes kann Monate dauern. Die Definition des Beschaffungsgegenstandes erfordert Zeit. Die Anforderungen und Kriterien an die Lösung müssen eindeutig beschrieben werden und zudem gewährleisten, dass die Ziele und Absichten der Auftraggeberin erreicht werden können. Diese Phase, die Konzeption der Lösung mit deren Kriterien, ist jedoch keine Frage der Submission. Dieser Schritt sollte auch ohne Ausschreibungspflicht durchgeführt werden.

Copy and paste: Ja, aber …

Kopieren von Ausschreibungsdokumenten verkürzt die zeitlichen Aufwendungen. Wir raten zur Vorsicht:

  • Fehler kommen meist erst zu Tage, wenn eine Beschwerde eingereicht wurde (Kopieren von Fehlern).
  • Die kantonalen Gesetzgebungen sind unterschiedlich.
  • Teils kann eine wirtschaftlichere Verfahrensart angewandt werden. Z.B. Einladungsverfahren anstatt offenes Verfahren.

Ein kürzlich durchgeführter Vergleich (2015) zwischen Ausschreibungen von Standartprodukten bestätigte dieses Bild.

Externe Unterstützung

Eine ordentliche wissenschaftliche Vorgehensweise ist essentiell. Die Unterstützung von externen Beratern (rechtlich, betriebswirtschaftlich, technisch, methodisch) zahlt sich meist aus. Fehlen diese Erfahrungen, erscheint eine Submission vielfach als Black-Box. Es kursieren viele Meinungen und Missverständnisse. Ein externer Berater bringt Licht ist Dunkel, das Submissionsverfahren wird anschaulich wahrnehmbar.

* Zusammenzug verschiedener kantonalen Bestimmungen und deren von Bund.

Paul Neuhaus

Inf. Ing. FH / EMBA Luzern